اگر نتایج و پیامدهایی که در لیست «پروژه‌های» خود قرار داده‌اید نیازی به برنامه ریزی قبلی ندارد، فقط کافی است در ذهن خود به برآورد ساده و صریح بپردازید و در مورد اقدام بعدی تصمیم‌گیری نمایید؛ برای مثال تنها برنامه ریزی موردنیاز در رابطه با «معاینه فنی خودرو» این است که شماره تلفن نزدیک‌ترین تعمیرگاه را از دفتر تلفن پیدا کنید، با آنجا تماس بگیرید و زمانی را برای بردن اتومبیل خود تعیین کنید.
در هر حال دو نوع پروژه نیاز به برنامه ریزی قبلی دارند:
- پروژه‌هایی که حتی پس از مشخص نمودن اقدامات بعدی هنوز توجه شما را به خود جلب می‌کنند.
- پروژه‌هایی که در مورد آن‌ها ایده‌ها و جزئیات مناسب و کارآمد به‌طور بالقوه به ذهنتان خطور می‌کند.
.
چند نمونه از مراحل برنامه ریزی
رایج‌ترین نوع برنامه ریزی شامل بارش فکری، سازمان‌دهی، برقراری جلسات و گردآوری اطلاعات است.
.
بارش فکری برنامه ریزی
پروژه‌هایی که در حال حاضر توجه شما را به خود جلب کرده‌اند و هنوز درباره اقدام بعدی تصمیم‌گیری نکرده‌اید، نیاز به فکر کردن دارند؛ زیرا باید اقدام بعدی در هر مرحله مشخص گردد. مانند: «تهیه پیش‌نویس در مورد …»
برای اینکه بدانید اقدام بعدی خود را در چه فهرستی قرار دهید، باید در مورد چگونگی و محل انجام آن اقدام تصمیم‌گیری کنید. برای ثبت افکار خود در این راستا از کامپیوتر استفاده می‌کنید یا از قلم و کاغذ؟
من برای ثبت اقدام بعدی خود هم از فهرست در «کامپیوتر» استفاده می‌کنم و هم از «هرکجا»؛ زیرا مادامی‌که مداد و کاغذ در اختیار داشته باشم، هر جا که باشم می‌توانم نقشه ذهنی خود را ترسیم کنم.
.
سازمان‌دهی برنامه ریزی
گاهی پروژه‌هایی در نظر دارید و در مورد نحوه پیاده کردن آن‌ها یادداشت‌ها و فهرست‌های گوناگونی گردآوری کرده‌اید و صرفا قصد دارید اطلاعات خود را سازمان‌دهی کنید و به شکل منظمی درآورید. در چنین وضعیتی اقدام بعدی شما «سازمان‌دهی یادداشت‌های پروژه x» خواهد بود.
چنانچه مجبور باشید در دفتر کار به این کار بپردازید این اقدام باید در فهرست کارهای «در دفتر کار» قرار گیرد. چنانچه یادداشت‌های خود را در یک پرونده همراه خود جابجا می‌کنید، درصورتی‌که از قلم و کاغذ استفاده می‌کنید، اقدام در فهرست «هرکجا» قرار خواهد گرفت و چنانچه واژه‌پرداز و یا نرم‌افزار طراحی پروژه را ترجیح می‌دهید، آن را در فهرست «کامپیوتر» ثبت کنید.
.
برقراری جلسات برنامه ریزی
اغلب اوقات فکر کردن در مورد یک پروژه در قالب یک جلسه -با افرادی که قصد دارید از ایده‌ها و افکارشان استفاده نماید- نتیجه مطلوبی دارد. کافی است برای افراد موردنظر یک ایمیل بفرستید یا از دستیار خود بخواهید تاریخ جلسه را پس از تماس با افراد گروه قطعی سازد.
.